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教えて!オーロラ 契約書のこと、アポスティーユ認証のこと、英語のこと
2015.02.15

書類に認証を受けたり、証明書を発行してもらうために、大使館/領事館(日本にある、外国の大使館または領事館)に行くことがあります。

証明書の発行業務は、大使館/領事館で「領事サービス」、「市民サービス」などと呼ばれます。

このサービスは、日本に滞在するその国の国民(たとえばアメリカ領事館の場合にはアメリカ人)を対象に、子供が生まれたときの出生の届出を受け付けるなど、市役所が行っているような業務です。

それと同時に、日本人を対象に、その国(たとえば、インド領事館の場合にはインド)で使用する予定の書類に認証を与えるなど、日本人向けのサービスも行います。

弊所が扱う「領事認証の代理取得業務」は、後者のサービスを利用することになります。

 

いろいろな国の大使館/領事館とやり取りをしてきましたが、大使館/領事館特有のポイントが浮かび上がってきますので以下にまとめます。

 

● 電話がつながらない

職員がたくさんいらっしゃる所でも、各種対応に忙しく、電話を取ることができずに呼び出し音が鳴りっぱなしという光景をよく見ます。

職員が1名で、その1名の方が何もかもされているような領事館の場合は、電話がつながらないのは当たり前で、つながったらラッキーです。

時間を変えて、根気よく電話をかけてみるしかなさそうです。

 

● 管轄がある

日本国内に、その国の大使館だけがあって領事館はない場合、日本全国が管轄です。

日本国内にその国の大使館と領事館の両方がある場合、都道府県単位の管轄が決まっています。

ある大使館/領事館の管轄内にお住まいの方は、その大使館/領事館で申請しなければなりません。

ただし、大阪在住だけど本籍地が埼玉市で、さいたま市発行の戸籍に領事認証を取得したい、などという場合、居住地の近くに領事館があるけど、東京の大使館に申請しなければならない、というケースもあります。

管轄には要注意です。

 

● 午前中のみ、特定の曜日のみ開館

電話がつながらないから、時間を変えて何度もかけようとしても、問合せの受付は午前中のみという大使館/領事館もあります。

訪問する場合も、認証申請の受付は午前中のみ、受取は午後の何時から何時までと、時間枠が決まっているところもあります。

そもそも、火曜と木曜など特定の曜日しか開館していないところもあります。

大使館/領事館によりバラバラですので、時間枠には要注意です。

 

● その国の祝日は休み

日本の祝日と、その国の祝日の両方を休みとする大使館/領事館が多いです。

私も、認証の申請に行ったら、その国の祝日だったので閉まっていたということがありました。

遠方から訪問される方は特に、その国の祝日には要注意です。

 

● 日本語対応

窓口で対応されている担当者は、日本人であるか、日本語が流暢な外国人であることが多いですが、必ずしもそうとは限りません。

ややこしいことを日本語で聞くと、伝わっていないことがありました。

それどころか、日本語での会話を受け付けていなさそうな雰囲気の領事館もあります。

電話での問合せにおいては、これまで言葉の問題を感じたことはありません。

ただし、音声案内が流れるだけで職員と直接話すことができないので、疑問が解決しなかったことはあります。

 

● 釣り銭

料金は、釣り銭が不要なように、ちょうどの金額を持って行く方が無難です。

「お釣りありませんので」と言われ、近くのコンビニまで両替に行かされている申請者を時々見かけます。

 

● 同じ国でも大使館と領事館でルールが違う

たとえばイタリアは、東京に大使館があり、大阪、福岡、広島、沖縄にそれぞれ領事館があります。

大阪の領事館に電話してもなかなかつながらず、東京の大使館にはつながったので、必要書類などをそこでいろいろ聞いたとしても、それは東京の大使館固有のルールかもしれず、それが大阪の領事館で通用するとは限りません。

たとえば上記イタリアの場合、東京の大使館、大阪領事館、福岡領事館、広島領事館、沖縄領事館で、それぞれやり方がバラバラという可能性もありますので、自分が申請する大使館/領事館に問い合わせることが必要です。

さらに、同じ大使館/領事館であっても、申請受付時間が変更したり、料金が変更したりということがよくあります。

毎回、最新の情報を問い合わせることも重要です。

 

● 要するに・・・

日本の役所に行くのと同じ感覚で、平日は毎日9時から5時まで開いているだろう、とりあえず行けばわからないことは丁寧に教えてもらえて解決するだろう、という心構えで行くと、困難な時間を過ごすことになるかもしれません。

よーーく準備をしてください。

 


 

 

オーロラのサイト「契約書日・英の作成、翻訳、リーガルチェック」 

オーロラのサイト「証明・認証アポスティーユなどの取得代行、翻訳」

オーロラのサイト「外国人の在留資格(ビザ)申請」

 

 

 

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