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2020.03.30

2020年3月更新

弊所では、諸外国の領事が発行する認証や証明をお客様の代理で取得するという業務を行っていることから、いろいろな国の大使館・領事館とやり取りをします。

長年これらのやり取りを続ける中で気付いた、大使館・領事館に独特の(日本の役所とは違う)点を以下にご紹介します。

認証を取得する業務での経験に基づいたものですが、認証以外の、たとえばビザ申請などの場合にも当てはまると思います。

大使館や領事館に問い合わせたり、訪問したりする際に参考になさってください。

 

★管轄がある

日本に大使館だけがある(領事館はない)国の場合、日本全域が大使館の管轄ですので、管轄について考える必要がありません。

大使館を直接訪問するか(大使館は東京に集中しています)、郵送での手続申請を受け付けている大使館なら郵送するか、代理で手続きを行うサービスを利用するなどして、大使館に対して手続きを進めます。

一方、日本に領事館がある国の場合は、まず大使館が1か所(ほぼ東京)あり、それから領事館がありますが、領事館は1か所とは限りません。複数の都道府県に領事館があることも多いです。

その場合、都道府県単位で各館の管轄が決まっているため、手続きを大使館に申請すべきなのか、領事館に申請すべきなのか、領事館が複数ある場合にはどの領事館に申請すべきなのかを、まず決定する必要があります。

基本的には、個人や法人の住所地を基準に管轄大使館・領事館が決まることが多いですが、手続きする書類がどの都道府県で発行されたかということが管轄決定の基準になるケースもあり、一概には言えません。

 

★受付の曜日、時間

火曜と木曜のみなど、特定の曜日しか開館していない領事館もあります。

電話の受付は午前中、訪問の受付は午後などと、電話と訪問とで対応時間帯が異なる所もあります。

認証を申請する場合、申請の受付時間帯と受領の受付時間帯がはっきり分かれている所もあります。

受付時間が1時間のみと、超短い所もあります。

このように、平日9時-5時いつでもOKではないため、個々の大使館・領事館の対応曜日・時間を、事前に確認する必要があります。

 

★その国の祝日は休み

土曜、日曜、日本の祝日、それに加えてその国の祝日を休館日とする大使館・領事館が多いようです。

遠方から訪問して、せっかく行ったのに休館だったら、時間も交通費も無駄に費やすことになります。

また、2日後に手続完了の書類を受け取れると思っていたのに、その2日間に休館日が含まれていて実際に受け取れたのは3日後だったら、その後のスケジュールが狂うかもしれません。

休館日については、その国の祝日に特に注意して、事前に調べる方がいいかと思います。

大使館・領事館のウェブサイトに休館日の案内があることが多いですが、もし記載がなければ、事前に電話などで確認すると確実です。

弊所でも、以前に確認漏れで休館の日に行ってしまったことがあり、その後は訪問する前には毎回確認しています。

 

★日本語対応(ウェブサイト)

手続きの必要書類、日数、費用などの情報を収集するために、一番早くて効率的なのがウェブサイトです。

在日本大使館・領事館のウェブサイトは、その国の言語、英語、日本語の3種類の言語で表示可能というパターンが多いです。

しかし、日本語サイトを作っていない所もありますので、その場合には、英語サイトか現地語サイトで情報収集することになります。

ウェブサイトが存在しない大使館・領事館もありますので、その場合は電話で問い合わせることになります。

 

★日本語対応(訪問)

大使館・領事館を訪問する時、基本的には、受付窓口におられる方は日本語対応可能です。

以前に、複雑なことを日本語で聞くと伝わらなかったり、日本語で話したら英語で返事が来たり、というケースもありましたが、最近はそのような経験もなくなりました。

 

★日本語対応(電話)

電話での問合せには日本語の対応があり、これまで言葉の問題を感じたことはありません。

ただし、音声案内が流れるだけで職員と直接話すことができず、問い合わせたい点が解決しないということはありました。

 

★電話がつながらない

大使館・領事館の中には、常駐職員が2、3名、時には1名のみで、その方が何もかもされている所があります。

そのような所は、電話がつながらないのは当たり前で、つながったらラッキーです。

認証関連の問合せは、問合せ事項が多く急ぎのことも多いので、電話で迅速に回答を得たいところですが、つながらない場合には、時間を変えて根気よく電話をかけつつ、メール対応をしている所なら同時にメールでも問い合わせるようにしています。

電話に誰も出なくても、すぐにはあきらめないでください。多くの職員がいらっしゃる所でも、各種対応に忙しく、電話を取ることができずに呼び出し音が鳴りっぱなしという光景を見かけることがあります。

 

★メール対応について

ウェブサイトに問合せ先メールアドレスの記載がある場合、そのアドレスに質問を送ると回答をいただけることがほとんどです。

しかし、100%ではなく、何度送っても返事が来ない所もあります。

 

★同じ国の大使館、領事館でルールが違う

たとえば、ある国の大使館が東京にあり、大阪に領事館があり、福岡に名誉領事館があるとします。

同じ国の機関とはいえ、この3ヶ所の中ではいろいろと異なる点があります。

開館時間くらいは異なるかもしれないけど、同じ国の手続きなのだから手順や必要書類は同じだろうと思っていると、それは違います。

びっくりするくらい異なることがあります。

そのため、東京の大使館、大阪の領事館、福岡の名誉領事館、それぞれ固有の情報を得る必要があります。

大阪領事館の電話がなかなかつながらず、東京大使館にはつながったのでそこで必要書類などを聞いたとしても、それが大阪領事館で通用するとは限りません。

 

★料金

料金はウェブサイトに記載されていることが多いです。

為替レートの変動により金額が変更したり、突然の大幅値上げもあり得ますので、最新の金額を確認する必要があります。

支払方法は、日本円現金払いの所がほとんどです。

お釣りがいらないように、ちょうどの金額を持って行く方が無難です。

「お釣りはありません」と言われ、近くのコンビニまで両替に行かされている申請者を以前に見かけましたし、最近でも、お釣りは用意していないという所がありました。

どこかに両替に行ってまた帰ってきてまた並んで支払う手間を考えると、事前にジャストの金額を準備する方がいいです。

日本円現金払いの他には、クレジットカード払い、その国の通貨での現金払いが選択できる所もあります。郵便振込のみというレアケースもあります。

 

★まとめ

日本の市役所、区役所、町役場などと同じ感覚で、「平日は毎日午前9時から午後5時までいつ電話しても誰か出るだろう」、「とりあえず行けばわからないことは丁寧に教えてもらえるだろう」、「1万円札しかないけどまあいいか」、などと思っていると、困難な時間を過ごしたり、目的を達成できなかったりということになるかもしれません。

スムーズに目的を達成するためには、手間はかかりますが、大使館・領事館のウェブサイトを確認、または電話で問い合わせることにより、個別のケースについての情報を集めることが重要です。

ウェブ上で飛び交っている体験談が「個別のケース」に当てはまるのかどうか、手元にある情報は本当に「最新情報」なのか。

これが重要です。

 

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