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教えて!オーロラ 契約書のこと、アポスティーユ認証のこと、英語のこと
2019.07.04

2019年7月現在

弊所では、書類に認証を受ける、証明書を発行してもらうなどのために、外国の大使館または領事館を訪問することがあります。

いろいろな国の大使館・領事館とのやり取りの中で浮かび上がってくる、特有のポイントを以下にご紹介します。

これから大使館・領事館を訪問される方には参考になるかと思います。

 

★管轄がある

日本に大使館だけがある国

日本国内に大使館があり、領事館はない国の場合、領事認証はすべて大使館に申請します。

大使館は東京に集まっていますので、東京近郊にお住まいでない方にとっては不便ですが、郵送での申請を受け付ける大使館もあります。

郵便での申請を受け付けない大使館の場合は、東京まで行くか、代理で認証を取得するサービスを利用する必要があります。

日本に大使館と領事館の両方がある国

日本国内に、大使館と領事館の両方がある国の場合には、都道府県単位で管轄が決まっているため、大使館に申請すべきなのか、領事館に申請すべきなのか、領事館が複数ある場合にはどの領事館に申請すればよいのかを、まず決定する必要があります。

基本的には、個人や法人の住所地を管轄する大使館か領事館に申請します。

しかし、住所ではなく、認証を受ける書類がどこで発行されたかということが管轄判断の基準になるケースもあり、一概には言えません。

 

★特定の曜日のみ開館、午前中のみ受付、など

火曜と木曜のみなど、特定の曜日しか開館していない所もあります。

電話の受付は何時から何時まで、訪問の受付は何時から何時までと、電話と訪問とで受付時間枠が異なる所もあります。

さらに、訪問する場合、申請と受取りでは時間枠が異なる所もあります。

 

★その国の祝日は休み

土曜、日曜の他に、日本の祝日とその国の祝日の両方を休館日とする大使館・領事館が多いようです。

認証の申請に行ったら、その国の祝日のため閉館していたというようなことがないように、特に遠方から訪問する場合は、その国の祝日には要注意です。

弊所でも、以前に確認漏れでそのようなことがあり、その後は訪問する時には毎回神経質に確認しています。

休館日は、大使館・領事館のウェブサイトに記載がありますが、もし記載がなければ、訪問予定の日に開館しているかどうか、事前に電話で確認する方がいいと思います。

 

★日本語対応

ウェブサイト

どのように申請すればいいかの情報を収集するために、一番早くて効率的なのがウェブサイトです。

日本国内の大使館・領事館のウェブサイトは、その国の言語、英語、日本語の3種類の言語で表示されることが多いようです。

日本語サイトを作っていない所もありますので、その場合には、英語サイトか現地語サイトで情報収集することになります。

なお、ウェブサイトが存在しない大使館・領事館もありますので、その場合は電話で問い合わせることになります。

 

訪問

基本的には、受付窓口におられる方は日本語対応可能です。

以前に、複雑なことを日本語で聞くと伝わらなかったり、日本語で話したら英語で返事が来たり、という領事館もありましたが、現在は改善されていることを期待します。

 

電話

電話での問合せには日本語で対応してくれますので、これまで言葉の問題を感じたことはありません。

ただし、音声案内が流れるだけで職員と直接話すことができず、わからないことが解決しないということはあります。

 

★電話がつながらない

大使館・領事館の中には、常駐職員が2、3名、時には1名のみで、その方が何もかもされている所があります。

そのような所は、電話がつながらないのは当たり前で、つながったらラッキーです。

認証関連の問合せは、問合せ事項が多く急ぎのことも多いので、電話で迅速に回答を得たいところですが、つながらない場合には、時間を変えて根気よく電話をかけつつ、メール対応をしている所なら同時にメールでも問い合わせるようにしています。

職員がたくさんいらっしゃる所であっても、各種対応に忙しく、電話を取ることができずに呼び出し音が鳴りっぱなしという光景を見かけます。

電話に誰も出なくても、すぐにはあきらめないでください。

 

★メール対応

ウェブサイトに問合せ先アドレスの記載があれば、そのアドレスに質問を送ると回答をいただけることがほとんどです。

しかし、100%ではありません。

何度送っても返事が来ない所もあります。

 

★同じ国でも大使館と領事館でルールが違う

たとえば、東京に大使館があり、名古屋、大阪、福岡に領事館がある国の場合、東京の大使館、名古屋領事館、大阪領事館、福岡領事館のそれぞれで、手続きの手順、必要書類、開館時間などが異なる可能性があります。

開館時間については、それぞれの場所事情で設定しているでしょうからきっと異なるでしょうし、手続きについても同じとは限りません。

そのため、大阪領事館に申請するなら大阪領事館の情報を得る必要があり、福岡領事館に申請するなら福岡領事館の情報を得る必要があります。

申請先の領事館の電話がなかなかつながらず、東京の大使館にはつながったので大使館で必要書類などを聞いたとしても、それが申請先の領事館で通用するとは限りません。

 

★お釣り

手数料の支払いは、日本円での現金払いのケースが多いです。

この際、釣り銭が不要なように、ちょうどの金額を持って行く方が無難です。

「お釣りはありません」と言われ、近くのコンビニまで両替に行かされている申請者を以前は時々見かけました。

日本円現金払いの他には、クレジットカード、その国の通貨での現金払いが選択できることがありますが、支払方法は振込のみというレアケースもあります。

 

★まとめ

日本の役所に行くのと同じ感覚で、平日は毎日午前9時から午後5時まで開いているだろう、とりあえず行けばわからないことは丁寧に教えてもらえるだろう、という心構えで訪問すると、困難な時間を過ごすことになったり、場合によっては目的を達成できずに出直しということになるかもしれません。

大使館・領事館のウェブサイト確認や電話問合せによって、個別のケースについての最新情報を集めることが重要です。

 

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